Quản lý khách sạn, homestay không chỉ là việc nhận – trả phòng mà còn bao gồm hàng loạt công việc khác như theo dõi đặt phòng, quản lý doanh thu, kiểm soát tồn kho phòng, xử lý thanh toán, chăm sóc khách và tối ưu vận hành. Nếu không có một hệ thống quản lý hiệu quả, việc kiểm soát tất cả những công việc này có thể trở thành một cơn ác mộng.
Mình đã thử qua nhiều cách quản lý, từ ghi chép thủ công, dùng Excel, cho đến các phần mềm chuyên dụng. Và sự khác biệt là rất lớn! Nếu bạn đang tìm một công cụ giúp công việc nhẹ nhàng hơn, hãy cùng mình khám phá những phần mềm quản lý khách sạn, homestay tốt nhất hiện nay nhé.
1. Tại Sao Cần Phần Mềm Quản Lý Khách Sạn, Homestay?
Nhiều người mới bắt đầu làm homestay thường quản lý bằng Excel, Google Sheets hoặc thậm chí ghi chép bằng tay. Thời gian đầu thì ổn, nhưng khi số lượng đặt phòng tăng lên, mọi thứ bắt đầu rối tung lên. Lúc này, một phần mềm quản lý sẽ giúp bạn:
- Tự động hóa quy trình đặt phòng: Không lo overbooking, cập nhật trạng thái phòng theo thời gian thực.
- Quản lý kênh bán phòng OTA: Đồng bộ dữ liệu từ Airbnb, Booking.com, Agoda…
- Kiểm soát doanh thu, báo cáo chi tiết: Theo dõi lợi nhuận theo từng tháng, từng kênh bán hàng.
- Hỗ trợ chăm sóc khách hàng: Gửi email xác nhận, nhắc nhở khách check-in/check-out.
- Tích hợp thanh toán: Liên kết với các cổng thanh toán, giảm thiểu sai sót trong thu chi.
Nếu bạn đã từng gặp tình trạng mất kiểm soát đơn đặt phòng, quên ngày khách check-out hay không biết mình thực sự kiếm được bao nhiêu mỗi tháng, thì đã đến lúc cần một phần mềm quản lý chuyên nghiệp rồi đấy!
2. Top Phần Mềm Quản Lý Khách Sạn, Homestay Tốt Nhất
Sau khi thử nghiệm và so sánh nhiều công cụ, dưới đây là những phần mềm mình đánh giá cao nhất. Hãy xem phần mềm nào phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn nhé!
2.1. Cloudbeds – Phù hợp cho khách sạn, homestay quy mô vừa và lớn
Cloudbeds không còn xa lạ với những ai làm trong ngành du lịch lưu trú. Đây là một phần mềm mạnh mẽ, đặc biệt phù hợp với khách sạn và homestay quy mô lớn.
Ưu điểm:
- Hệ thống quản lý kênh mạnh mẽ, đồng bộ trực tiếp với Airbnb, Booking.com, Expedia…
- Tích hợp công cụ quản lý giá phòng thông minh, giúp tối ưu doanh thu.
- Hỗ trợ nhiều tính năng như đặt phòng trực tiếp trên website, quản lý nhân viên, báo cáo tài chính.
Nhược điểm:
- Giá khá cao so với một số phần mềm khác.
- Phù hợp hơn với khách sạn, resort hơn là homestay nhỏ.
2.2. Little Hotelier – Giải pháp tối ưu cho homestay, khách sạn nhỏ
Nếu bạn đang tìm một phần mềm dễ dùng, chi phí hợp lý và vẫn đảm bảo quản lý tốt các kênh OTA, thì Little Hotelier là lựa chọn đáng cân nhắc.
Ưu điểm:
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, không cần nhiều kiến thức kỹ thuật.
- Hỗ trợ quản lý đặt phòng từ nhiều kênh OTA.
- Có app mobile để quản lý từ xa.
Nhược điểm:
- Chưa có nhiều tính năng nâng cao như tự động điều chỉnh giá phòng.
- Phí dịch vụ tính theo số lượng phòng nên có thể cao nếu mở rộng quy mô.
2.3. eZee Absolute – Giải pháp quản lý toàn diện
Một trong những phần mềm mình đánh giá cao vì có bản miễn phí cho người mới bắt đầu. eZee Absolute cung cấp một nền tảng quản lý toàn diện với khả năng theo dõi đặt phòng, báo cáo tài chính và tích hợp với nhiều hệ thống khác nhau. Đặc biệt, phần mềm này rất phù hợp với những chủ khách sạn, homestay muốn tối ưu vận hành nhưng chưa sẵn sàng đầu tư vào các giải pháp đắt đỏ.
Ưu điểm:
- Hỗ trợ quản lý đặt phòng, báo cáo tài chính, chăm sóc khách hàng.
- Dễ dàng kết nối với các kênh OTA, giúp tối ưu đặt phòng.
- Có thể tích hợp với hệ thống POS nếu bạn kinh doanh cả nhà hàng.
Nhược điểm:
- Không có giao diện tiếng Việt, cần thời gian để làm quen.
- Gói miễn phí có giới hạn tính năng.
2.4. RMS Cloud – Phần mềm mạnh mẽ cho khách sạn lớn
RMS Cloud là phần mềm quản lý khách sạn có khả năng mở rộng cao, phù hợp với các khách sạn quy mô lớn. Phần mềm này cung cấp các công cụ hỗ trợ quản lý đặt phòng, tối ưu giá phòng theo từng giai đoạn và theo dõi hiệu suất kinh doanh trong thời gian thực. Ngoài ra, RMS Cloud còn tích hợp hệ thống CRM giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, từ lúc đặt phòng đến sau khi check-out, giúp khách sạn duy trì tệp khách hàng trung thành.
Ưu điểm:
- Quản lý đặt phòng, phân bổ phòng và theo dõi tình trạng khách sạn theo thời gian thực.
- Hệ thống báo cáo chi tiết, giúp chủ khách sạn nắm rõ tình hình tài chính.
- Hỗ trợ nhiều cổng thanh toán và tính năng tự động hóa.
Nhược điểm:
- Không phù hợp với homestay nhỏ do có quá nhiều tính năng phức tạp.
- Chi phí cao hơn so với nhiều phần mềm khác.
2.5. Mews – Lựa chọn hiện đại và tiện lợi
Mews là phần mềm được thiết kế theo hướng hiện đại, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý khách sạn với giao diện thân thiện. Phần mềm này được xây dựng để đơn giản hóa các thao tác vận hành, giúp chủ khách sạn giảm bớt công việc thủ công và tập trung hơn vào trải nghiệm khách hàng. Ngoài ra, Mews còn có khả năng tích hợp với nhiều hệ thống bên thứ ba như quản lý tài chính, chăm sóc khách hàng và marketing, giúp tạo ra một hệ sinh thái quản lý đồng bộ và hiệu quả.
Ưu điểm:
- Giao diện đẹp, dễ sử dụng, tích hợp tốt với nhiều hệ thống khác.
- Hỗ trợ quản lý đặt phòng, thu chi, quản lý nhân sự và marketing.
- Hệ thống tự động hóa cao giúp tiết kiệm thời gian.
Nhược điểm:
- Không có nhiều tính năng dành riêng cho thị trường Việt Nam.
- Giá cao hơn so với các phần mềm khác có cùng phân khúc.
3. Làm Sao Để Chọn Được Phần Mềm Phù Hợp?
Việc chọn phần mềm quản lý khách sạn, homestay không chỉ đơn giản là chọn phần mềm phổ biến nhất mà còn phải phù hợp với nhu cầu thực tế của bạn. Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng giúp bạn dễ dàng ra quyết định hơn:
- Quy mô kinh doanh: Nếu bạn quản lý homestay nhỏ, bạn có thể chọn phần mềm đơn giản như Little Hotelier. Nếu bạn vận hành một chuỗi khách sạn lớn, Cloudbeds có thể là lựa chọn tối ưu.
- Tính năng cần thiết: Nếu bạn cần quản lý kênh bán phòng mạnh mẽ, hãy chọn phần mềm có tích hợp PMS (Property Management System) và Channel Manager.
- Ngân sách: Một số phần mềm có phí sử dụng khá cao, bạn nên xem xét ngân sách để tránh vượt quá khả năng tài chính.
- Giao diện dễ sử dụng: Nếu bạn không giỏi công nghệ, hãy ưu tiên các phần mềm có giao diện thân thiện, dễ làm quen.
- Dịch vụ hỗ trợ: Nếu bạn muốn hỗ trợ nhanh chóng và bằng tiếng Việt, nên chọn các phần mềm có đội ngũ hỗ trợ trong nước.
Việc xác định rõ nhu cầu và thử nghiệm trước một số phần mềm sẽ giúp bạn chọn được công cụ phù hợp nhất với hoạt động kinh doanh của mình.
4. Kết Luận
Dù bạn chọn phần mềm nào, điều quan trọng nhất vẫn là tối ưu quy trình vận hành. Một phần mềm tốt sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả kinh doanh và giảm thiểu sai sót.
Ngoài ra, trước khi quyết định, bạn có thể đăng ký dùng thử để trải nghiệm các tính năng. Hầu hết các phần mềm lớn đều có bản miễn phí trong thời gian đầu, giúp bạn kiểm tra xem chúng có phù hợp với nhu cầu của mình không.
Hãy cân nhắc kỹ nhu cầu của mình, trải nghiệm thử và chọn giải pháp phù hợp nhất nhé! Nếu bạn đã sử dụng phần mềm nào trong số này, hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn bên dưới để mọi người cùng tham khảo!
